Vad är ett intranät och vilka fördelar har det?

Vad är ett intranät? 

Ett intranät är ett internt nätverk som företag använder för att sprida interna nyheter, kunskap och idéer. Endast anställda i företaget har tillgång till intranätet och de kan använda det till allt från att samordna arbetsuppgifter till att planera kommande sommarfest eller julbord. 

Vad betyder det egentligen? 

Det är företagets interna webblösning, som har begränsad åtkomst. Du kan tänka dig att intranät fungerar på samma sätt som internet. Den är byggd med samma teknik och datanätverk, men används bara av anställda i företaget. Och intranätet har inte alla funktioner som det världsomspännande internet har, som att surfa på nättidningar och onlinebutiker, utan är en skyddad och stängd del av internet. 

Vad används intranätet till? 

Intranät används för att sprida kunskap och kommunicera nyheter bland anställda. Det började som en kommunikationskanal, vilket är den främsta anledningen till att den har blivit populär bland många företag, och har utvecklats till ett informationsnav för administration och kommunikation på arbetsplatser. 

Du kan generellt dela upp användningsområdet för intranät i tre olika grupper: 

1. Kunskapsdelning 

Du delar information, nyheter, filer och bilder med dina kollegor, med säkerhet och vetskapen om att ingen utanför företaget kan få tag i det. Därför är intranätet en självklar plats att dela kundinformation, ekonomiska nyckeltal eller insikt i personalinformation. 

2. Planering

Du kan använda intranätet för att planera gemensamma aktiviteter eller ta initiativ till trevliga sammankomster. Det gör intranätet till en utmärkt plats för att samordna luncher, afterwork, sommarfester och julfester. Naturligtvis är det också ett effektivt verktyg för att koordinera arbetsuppgifter och planera semesterupplägg mellan avdelningar och anställda.

3. Kommunikation 

Kommunikation är det tredje och sista användningsområdet, som också är nära kopplat till kunskapsdelning och planering. Se intranätet som en resurs i sig som kan uppmuntra till samarbete. De flesta intranät har funktioner som underlättar dialog, till exempel med chattfunktioner eller grupper. Här kan fler ta initiativ till bättre arbetsprocesser eller roliga teambuildingaktiviteter.

När ett digitalt utrymme skapas och används effektivt, kan det stödja – och i vissa fall även stärka – företagets befintliga, traditionella arbetsprocesser. 

Ett intranät som uppmuntrar till en fokuserad och engagerad arbetsplats 

Ett intranät ska vara användarvänligt och underlätta internt samarbete inom företaget. Med Getynet Insider, vårt engagerande intranät, är det enkelt att sprida kunskap och dela insikter med dina kollegor. Skapa dina egna grupper, dela professionella resurser och bygg en stark teamkultur – både digitalt och fysiskt.

Typiska funktioner i ett intranät 

Notiser och kommunikation på arbetsplatsen 

Intranätet fungerar som en digital anslagstavla där anställda kan dela nyheter. Många intranät har dedikerade nyhetsflöden och informationssidor som kan anpassas efter behov. Vissa företag vill ha nyhetsflöden med enbart professionellt innehåll, medan andra vill att nyhetsflöden som också uppmuntrar till att dela personliga nyheter. Både försäljning, nya kunder och befordringar kan delas här, men även personliga nyheter som förlovningar eller en graviditet. Dessa nyheter knyter medarbetarna närmare varandra och bidrar till att stärka arbetskulturen.

Grupper och chatt 

Om det finns nyheter eller information som inte alla i verksamheten behöver eller kan känna till går det att etablera privata grupper på intranätet. Det kan vara grupper som bara omfattar en specifik avdelning eller bara sysslar med ett projekt eller en kund. Alla relevanta uppdateringar kan delas här. 

Samtidigt kan du ha en en-till-en-dialog på intranätet. Många erbjuder en chattfunktion där medarbetarna kan prata tillsammans och planera både arbetsrelaterade insatser och sociala evenemang. Här kan du även dela bilder och filer och i intranätet får du även tillgång till en kalender som underlättar all planering. 

Bokning av utrustning och mötesrum

Intranätet är också ett utmärkt verktyg för att hantera praktiska uppgifter. Allt från att boka mötesrum och utrustning till att samordna fredagsbaren kan göras direkt i systemet. I de flesta fall kan intranätet integreras med andra system, såsom Google Kalender, för att säkerställa ett sömlöst informationsflöde mellan de digitala verktyg som används på arbetsplatsen.

Administration 

Intranät uppmuntrar också smidig administration. Det är en destination för kommunikation och praktiska överväganden, som vi redan har nämnt. Detta gör det till ett nav för information, där du kan samla relevanta dokument, bilder och filer i ett arkiv. På så sätt kan du alltid hitta tillbaka till gammal information och hålla dig uppdaterad om interna processer. Det är till exempel enkelt att samordna semesterplanering i företaget om alla använder systemet för att boka in och planera semestern.

Självbetjäning 

Med ett intranät kan du samla alla aktiviteter på ett ställe, istället för att navigera mellan dussintals olika program. Förutom att kommunicera och planera går det ofta att lägga in reseräkningar och andra utgifter samt göra tidsregistreringar på ett intranät. Redan här sparar du mycket tid genom att inte hoppa in och ut mellan olika system. Sådana självbetjäningslösningar, där redigerbar information lagras i systemet eller i andra integrerade system, minskar pappersarbetet och effektiviserar administrationen. 

Varför ska jag använda ett intranät i mitt företag? 

Varför ett intranät, undrar du? Jo, för att det effektiviserar den interna kommunikationen, stärker kollegiala relationer och minskar behovet av traditionellt pappersarbete.

Med ett intranät blir det lättare för dig och dina kollegor att hitta den information de letar efter. Här kan de hitta information om arbetsvillkor och registrera semester, permitteringar eller arbetstider. Utöver sådana praktiska ärenden är intranätet ett viktigt verktyg för att bygga upp och upprätthålla kulturen på arbetsplatsen. Här kan du själv dela och söka information och bryta ner kollegiala eller hierarkiska barriärer, vilket kommer att ha en positiv inverkan på det dagliga arbetsflödet. 

Lättillgänglighet – för plånboken och i vardagen 

Intranätet har utvecklats mycket under de senaste 20 åren. Eftersom det har blivit en så utbredd teknik är den inte längre reserverad för större företag med djupa fickor. Intranät har blivit billigare i takt med ökad efterfrågan och användning, vilket gör att det är lättillgängligt och uppnåeligt för de flesta företag att använda. Säkerheten kring användardata och åtkomst har också blivit ännu strängare i takt med utvecklingen. 

Ett modernt intranät finns också tillgängligt från mobil och surfplatta, så att du kan dela med dig av kritisk information eller få tag i användbar kunskap oavsett om du är hemma, på semester eller i stugan. 

Mer värdefull än vid första anblicken 

Kom också ihåg att ett väl fungerande intranät, där all relevant information, administration och kunskapsdelning samlas, är ett värdefullt verktyg vid introduktionen av nya medarbetare. Här hittar de nyckelinformation som de är beroende av för att lyckas i sin position. Det förenklar deras introduktion till verksamheten och därför spelar intranätet en indirekt roll för att säkerställa en kostnadseffektiv arbetsprocess för både nya och gamla kollegor. 

Prova ett intranät i ditt företag 

Upplever du utmaningar med samarbete, förlegat innehåll och oklara ansvarsområden på din arbetsplats? Utforska hur ett välfungerande och interaktivt intranät kan lösa dessa problem. Med Getynet Insider kan du förbättra den interna kommunikationen från dag ett, skapa interna grupper och enkelt få åtkomst direkt från din smartphone.

Vanliga frågor 

Vad är skillnaden mellan internet och intranät? 

På internet kan du komma åt information från hela världens webbplatser och konsumera alla typer av innehåll, från text till bilder och video. Ett intranät är däremot bara tillgängligt för anställda i ett företag och allt innehåll på intranätet är reserverat för deras ögon. Däremot bygger intranätet på samma teknik och premisser som internet. 

Varför intranät? 

Ett intranät förbättrar den interna kommunikationen i ett företag, och gör det lättare för anställda att hitta den information de letar efter. Med hjälp av filarkiv och integrerade system kan anställda dela kunskap, boka mötesrum och registrera helgdagar. 

Vad ska ett intranät innehålla? 

Som minimum bör intranätet innehålla ett nyhetsflöde, möjlighet att chatta och informationssidor. Det ska fungera på medarbetarnas villkor, vilket innebär att intranätet ska anpassas till deras uppgifter och processer. Det ska vara intuitivt att hitta alla funktioner och det ska bidra positivt till att förbättra arbetsprocesser och stärka arbetskulturen.